- Parce que votre entreprise se développe et que vous souhaitez piloter sa croissance.
- Parce que vous n’arrivez jamais à obtenir les mêmes données sur un indicateur et qu'elles varient en fonction des interlocuteurs.
- Parce que vous vous rendez compte que vos équipes passent leur temps à saisir 3 ou 4 fois la même donnée, ou à la corriger.
- Parce que vous êtes assaillis par des commerciaux ou des consultants experts qui vous vantent les fonctionnalités de ces outils et vous disent qu’ils sont la solution à tous vos maux !
Bref, quelque soit les raisons, vous vous posez la question de mettre en place un ERP.
Et à partir de là, votre cauchemar commence car vous entendez le meilleur et aussi le pire sur ces derniers.
Alors, voici notre retour d’expériences pour vous guider dans vos réflexions :
1. PENSEZ STRATEGIE ET OBJECTIFS D'ENTREPRISE
Avant tout, gardez en tête qu’un ERP est un outil et en tant que tel, il doit s’intégrer dans votre stratégie et répondre aux objectifs de votre entreprise et aux priorités que vous fixez.
Autrement dit, un ERP – quelque soit l’éditeur SAP, ORACLE, Microsoft, Odoo - n’est pas une fin en soi; il est "juste" un moyen pour atteindre vos objectifs.
Il est un outil qui couvre toutes les fonctions d'une entreprise - production, achats, comptabilité, ressources humaines, logistique etc...- et permet d'avoir une source unique de données, mais toutes les entreprises n'ont pas besoin de mettre en place un ERP pour se développer et croître.
👉🏼 Quels sont vos objectifs et vos priorités d'entreprise ?
👉🏼 Quelle organisation vous permettra d'atteindre vos objectifs ? L'agilité est elle clef dans votre business ou dans certaines de vos activités ?
👉🏼 En quoi et comment, l’outil que vous pensez mettre en place pourrait vous aider à les atteindre ?
2. PENSEZ FONCTIONS & PROCESSUS
Un ERP est un outil intégré très puissant qui possède de multiples fonctionnalités qui permettent d’automatiser, de contrôler, de planifier et désormais aussi
« d’anticiper » (certaines versions comportent désormais un peu d'AI/machine lerning).
Or, toutes les entreprises n’ont pas l’utilité de ces fonctionnalités et n’ont pas le besoin de couvrir tous leurs processus dans un seul et même applicatif intégré comme le propose l'ERP.
Tout dépend de votre coeur de métier et de la façon dont vous le pilotez.
Alors, il convient de vous interroger sur les d’activités et les processus que vous souhaiteriez à court et moyen terme piloter dans le nouvel outil.
Et surtout pour quelles raisons : est ce pour gagner du temps, obtenir une base de données unique, automatiser et contrôler ?
Imaginons par exemple que seules la gestion des finances/comptabilité et des ressources humaines fassent partie des activités que vous souhaitez gérer dans votre nouvel outil.
Dans ce cas, il n'est pas certain que l'ERP soit la meilleure des réponses.
Et, il est sur que d'autres solutions existent.
Ou bien alors, imaginons qu'il devient urgent que vous maitrisiez votre production multi-sites (gamme, articles, ordonnancement) en plus de votre logistique et que votre business nécessite une comptabilité analytique de qualité et en temps réel.
Dans ce cas, il se peut que l'ERP soit une solution.
Nous le voyons, dépendant de votre situation et de vos priorités, les ERP ou bien d’autres outils performants par exemple les plateformes d'applications dédiées à une fonction ou les "BEST of BREEDS" peuvent couvrir tout ou parties de vos besoins.
3. PENSEZ DELAI ET BUDGET
Un ERP prend du temps pour être mis en place et encore plus pour utilisé efficacement.
Sa mise en place et son utilisation nécessite aussi un budget élevé en termes :
- de licences ou droit d’utilisation/souscription, sauf pour les open source ERP
- d'infrastructures interne/ externe, cloud ou non,
- maintenance/support
- Et enfin, en frais de consultants et en coût de ressources internes.
Aussi, avant tout déterminez le temps et le budget - de mise en place puis d'utilisation- que vous souhaitez allouer à ce projet, cela permettra certainement, d’orienter votre décision sur l’applicatif que vous sélectionnerez.
La question est plutôt simple : souhaitez vous dédier quelques jours ou semaines à la mise en place de l'outil ou plusieurs mois voire années ?
Oui, ne vous y trompez pas, même en version cloud intégrale, les ERP "classiques" restent des applications intégrées qui prennent plusieurs mois pour être mises en production.
4. ET N'OUBLIEZ PAS LE ROI.
ROI et culture d’entreprise : oui, un ERP bien sélectionné et bien mis en place, génère un ROI - return on investment- élevé, basé notamment sur des gains de productivité.
Or pour générer ces gains, une organisation différente devra en général être mise en place et elle aura pour fil conducteur une certaine standardisation et centralisation.
Cette évolution pourra engendrer comme dans tout changement, des crispations et des craintes des équipes.
Elle nécessitera donc une volonté forte de la Direction Générale pour aboutir avec succès, dans les délais et les budgets requis.
La question à se poser est donc de savoir, si vous êtes prêt à conduire ce changement pour qu’un ROI positif soit généré.
5. LAST BUT NOT LEAST, ET AVEC UN PEU D'HUMOUR
Et pour finir, avant de commencer un quelconque projet de changement d’applications, assurez-vous que vous devez vraiment changer votre outil.
En effet, il arrive que les équipes évoquent les outils qu’elles utilisent, pour expliquer que les chiffres ne sortent pas plus tôt ou que le travail reste manuel et fait sur Excel etc..
Or, l’outil n’est pas forcément en cause mais plus, ce que l’on en fait et aussi la façon dont il a été organisé et paramétré.
Alors, après tout cela, ERP ou pas ERP ?
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Stéphanie Fontugne
Janvier 2020