Qui n’a pas été confronté à la problématique des ERP dans sa vie professionnelle ?
- 📈 Parce que votre entreprise croît rapidement et que vous souhaitez vous lancer sur de nouveaux marchés.
- Parce que vous souhaitez professionnaliser vos achats et votre production multi-sites.
- Parce que vos équipes vous demandent de valider des kilos de documents papier : bons de commande, note de frais, factures, paiements ....
- Parce que des éditeurs vous assaillent pour vous vendre leurs solutions et des consultants, leurs conseils d'experts.
Alors, voici notre guide pratique basé sur notre retour d'expériences pour vous aider à répondre à cette question : ERP ou pas ERP ?
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Les ERP améliorent la performance globale d’une entreprise mais ils ne sont que des outils !
Oui, les ERP restent des outils.
Aussi, ils doivent être sélectionnés en fonction des objectifs et des besoins de votre entreprise.
Et, toutes les entreprises n’ont pas besoin d’ERP pour gérer leurs transactions, connaitre leur situation financière, piloter leurs achats, leur logistique ou leurs ressources humaines.
Autrement dit, les ERP sont des outils certes puissants avec de nombreux modules et fonctionnalités mais ils doivent avant tout répondre aux objectifs décidés par l’entreprise en fonction de son stade de développement et de sa situation.
Standardisation des processus, automatisation des transactions et des contrôles, partage d'une base de données unique dans un groupe, interaction en temps réel entre les prévisions financières et la planification de la logistique et de la production multi-sites, peuvent faire partie des objectifs visés lors du lancement d'un projet ERP.
Si l'objectif est en revanche de piloter la gestion financière ou les RH par exemple, d'autres outils performants et accessibles simplement, peuvent satisfaire vos besoins. Idem pour la gestion de vos clients et de vos ventes.
En résumé, un ERP doit répondre aux besoins et objectifs de l’entreprise.
Les ERP ne sont pas la réponse à tous les besoins de gestion d'une entreprise.
Et comme tout outil, s’il ne correspond pas aux besoins de l’entreprise, sa mise en place génèrera des coûts qui ne seront pas amortis, une perte de temps des équipes et une efficacité moindre.
Et, la culture d’entreprise dans tout cela ?
Le cœur du succès pour une mise en place réussie d’un ERP réside dans la culture de l’entreprise et l’appropriation du projet puis de l’outil par ses utilisateurs.
En étant volontairement provocatrice et schématique, je recommanderai de se poser les questions suivantes avant de se lancer dans un projet de changement d’applicatif : souhaitez-vous standardiser vos processus, automatiser vos règles de gestion, vos contrôles et votre reporting et limiter au minimum les interventions humaines sur la gestion de vos transactions ?
En résumé, êtes vous prêts à ne plus concentrer l'essentiel de votre temps sur des tâches qui peuvent être automatisées dans l'ERP et à accompagner vos collaborateurs pour acquérir de nouvelles compétences ?
Autre question à vous poser, êtes vous prêts à revoir votre façon de travailler et votre organisation, ou bien considérez vous par exemple que le changement d’outil doit être réalisé en reproduisant ce que vous faîtes aujourd’hui ?
Les ERP sont des outils très performants qui nécessitent pour être utilisés efficacement, une évolution de l’organisation, des compétences et aussi des délégations de responsabilité et de la gouvernance.
Si l’entreprise n’est pas prête à cela, la mise en place d’un ERP est souvent inutile et son utilisation peut s'avérer contre-productive.
Rappelons qu'une étude de Mc Kinsey, relate que les 3/4 des projets ERP n'atteignent pas les objectifs visés (in reference to "Agile in Entreprise Resource Planning: a myth, no more")
Lire aussi, cet article
Quand L’ERP correspond aux besoins de l’entreprise.
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🎯 Dans le cas où l’ERP correspond aux besoins de l’entreprise, il reste encore à le mettre en place et pour cela il convient de bien définir ses processus, ses schémas de données, ses règles de gestions, ses KPI, ses alertes, ses workflow de validation ... et son organisation.
La qualité de la gestion de projet pour la sélection de l'ERP puis sa mise en place de est un facteur clef pour la réussite du projet.
Un ERP correctement mis en place et bien utilisé, permet d’automatiser les processus, d’alerter sur les dérives éventuelles, de produire des tableaux de bord à partir de la base de données unique et même désormais de prévoir, grâce au machine learning dans les dernières versions d'ERP.
Bref, il permet un gain de productivité important pour l’entreprise si toutes les parties adhérent à la transformation de l’organisation et acceptent l’évolution de leur travail.
Finis les double saisies, les contrôles manuels ou sur document papier ; A bas, les simulations diverses et les prévisions de production et d'ordonnancement qui prennent des jours, terminées les comparaisons budgétaires faites en saisissant 4 fois les mêmes chiffres, et les KPI calculés sur tableur avec des erreurs de formules.
Tous ces points sont les éléments du calcul du ROI - retour sur investissement- dans le projet ERP qui doit à la fin être positif.
Quelque soit le temps gagné grâce à l'ERP, sa mise en place reste complexe, coûteuse et prend plusieurs mois - 2 à 12 voire 18 mois dépendant des modules mis en place - tout en nécessitant un accompagnement de très grande qualité.
Le ROI d'un projet ERP doit être positif comme pour tous vos investissements, sinon ce n'est pas le bon outil pour votre entreprise.
Pour information, une étude de McKinsey établit que les 2/3 des projets ERP ont un ROI négatif.
Les solutions cloud des Best of Breed (que l’on peut traduire comme “les meilleures dans leur domaine”) peuvent-elles éviter la mise en place des ERP ?
Oui, il existe des alternatives aux ERP traditionnels, ce sont les applications cloud dédiées à des fonctions particulières et les Best of Breed.
Elles sont simples et ont une interface utilisateur de qualité et peuvent couvrir efficacement les besoins des entreprises, qui veulent garder une flexibilité sur leurs opérations, rester agiles et pourvoir évoluer rapidement.
Les activités telles que la gestion administrative, les ressources humaines, la finance, la gestion commerciale, les achats et la logistique etc, peuvent être gérées, automatisées et optimisées grâce ces solutions.
Ces solutions qui existent désormais depuis plusieurs années sont un véritable tsunami pour les éditeurs traditionnels tels que SAP, ORACLE, Microsoft et les autres car elles ont remis en cause leur modèle d’affaire et les obligent à s’adapter.
Ces dernières ont d'ailleurs élargi leur offre et proposent désormais des solutions cloud simplifiées.
Pour les entreprises qui utilisent ces solutions, elles sont aussi une révolution informatique de taille car, elles n’ont plus besoin de spécialistes pour mettre en place l’infrastructure ou bien la maintenir.
En résumé : OUI les applications cloud spécialisées et les Best of Breed sont une alternative crédible et efficace aux ERP complexes et couteux à mettre en place.
Parcourez notre carte de ces solutions :
Les applications Cloud et les Best of Breed, en quelques clics, ils sont prêts et c'est vrai !
✅ En effet, des applications pour la production, les ressources Humaines, achats, comptabilité et gestion financière, la logistique etc... peuvent être mises en place et utilisées en quelques jours… là où il faut toujours des mois voire des années pour mettre en production des ERP.
Car même en version Cloud, les ERP restent des ERP.
Même si reconnaissons le, des offres d'ERP adaptées pour les jeunes entreprises et PME sont proposées par les éditeurs traditionnels - SAP et Oracle pour ne pas les nommer- et peuvent être mises en place simplement.
Elles constituent des alternatives simples, évolutives et performantes centrées sur une ou plusieurs disciplines.
En gros, l’avantage des solutions cloud et les Best of Breed est de disposer des meilleures solutions dans chacun des domaines qui sont visés.
En plus, ces solutions sont ergonomiques et ne sont donc pas construites pour les seuls experts des différents métiers.
Elles sont également modulables et dimensionnables grâce à des connecteurs qui facilitent la communication avec d’autres outils métiers notamment.
Ce point mérite cependant une attention particulière lors de l’étude du projet car il peut se révéler problématique s’il n’est pas correctement appréhendé.
Mais en gros, les outils existent pour faire communiquer les différentes solutions.
Lorsque je parle de facilité de mise en place, je parle de 2-10 jours maximum pour l’appropriation de solutions ressources humaines, logistique ou gestion comptable et budgétaire, reporting.
Lorsque je parle de coûts, je parle par exemple de +-60 CHF / mois par utilisateur ou par groupe d’utilisateur pour des solutions "complètes" comptabilité et finance proposées sur les plateformes cloud (souscription, maintenance, infrastructure, mise à jour).
Concernant les Best of Breed, leur prix varie selon les solutions proposées et commence à +-15 CHF / mois / utilisateur.
Ces montants doivent être considérés comme des ordres de grandeur.
Contactez nous pour davantage de précision compte tenu de votre besoin éventuel.
Un nouveau modèle d’affaires ?
La philosophie et le business model des fournisseurs d’ERP ont été intégralement remis en cause notamment sur la dépendance vis-à-vis du fournisseur, sur le prix (droit d’utilisation contre licence, aucun frais d’infrastructure ou de coûts de mise en place), sur l’ouverture de l’outil (système fermé pour les ERP propriétaires et ouvert avec les API/Web services pour les solutions SaaS), la maintenance et les mises à jour (faites directement sur la plateforme).
Inutile d’ajouter que les éditeurs d’ERP traditionnels bien connus ne poussent pas à adopter ces solutions, même si ils ont acquis certaines d'entre elles, pour les présenter dans leur catalogue de services ;
Il en est de même pour les intégrateurs, SSII et les consultants qui continuent de recommander les solutions ERP (et on premise !), pour éviter de voir le cash-cow lié aux ERP rétrécir comme peau de chagrin.
Enfin, les directions informatiques des différentes entreprises qui doivent aussi adapter leur budget et les compétences de leurs collaborateurs à cette nouvelle donne, ne voient pas forcément encore d’un très bon œil cette évolution.
En résumé vous l’avez compris, cette révolution des systèmes d’informations est un vrai atout car elle permet simplement et à moindre coût de piloter et d’automatiser des activités.
Comme toute innovation, elle bouscule les habitudes et les pratiques établies et remet en cause le modèle d’affaires très lucratif des intervenants traditionnels de cet écosystème.
Et vous alors, après tout cela qu'en pensez vous ? ERP ou Best of Breed ?
Stéphanie Fontugne
Décembre 2018, mis à jour Juillet 2019 & Janvier 2020.